前言

高校档案是高校各项管理活动的历史记录，也是“师生最关心、最现实、最直接的利益问题”在档案工作中的集中体现，在这种年代背景下，高校档案部门的策略用途看上去尤为突出。同时，高校档案馆怎么样能做到与时俱进，革新服务机制和服务方法，充分借助现代信息技术所带来的条件优势，深入推进档案信息化服务，愈加灵活、高效、快捷，愈加人性化地为借助者提供档案信息，解决用户数目剧增而致使员工服务重压加强且档案库房重压的困难，是高校档案工作者面临的现实性问题。

一 高校档案信息化进步过程中存在的问题剖析

1.高校档案管理信息化程度低。

档案工作，特别是高校档案工作的核心是要形成一套为师生快捷高效用档案提供便利的工作体系，而该工作体系形成的重点则在于档案工作的信息化。目前国内高校都基本实行了数字化校园系统，很多管理信息管理软件通过对接、整理等方法基本达成一体化协同办公的机制。但就在这种形势之下，档案工作的整理、信息化问题看上去较为突出，这主要体目前：一是数字化校园系统缺少档案信息化管理标准。目前的数字化校园系统在档案信息化管理方面不少都处于一个空白状况，海量高校的办公智能化系统与档案管理软件没办法达成对接，校内各部门之间的管理数据与档案信息没办法达成相互转换，电子文档也没办法直接进行归档；二是不少高校档案管理工作现在缺少一套基于数字化校园技术的采集、开放和信息安全方面的管理规范及操作细节，这无形中限制了档案的用法成效，也妨碍高校档案工作的全方位提高；三是档案资源分散，缺少有效整理，档案借助者一旦借助档案需要奔走于多个部门，影响高校档案的借助效率。

2.高校档案管理机制不健全，效率低。

因为高校档案在工作步骤与管理规范上缺少一个统一的部门和标准，致使高校档案借助困难。很多高校因为各种各样是什么原因，进去的员工无论文化程度高低无论身体健康情况是不是好，严重干扰了高校档案工作的顺利进行。而且，高校档案借助中，常常出现当用人单位需要某高校提供毕业生某类档案信息时，很多高校以保护个人隐私为由拒绝提供的状况。除此之外，档案借助手续繁琐，不便于查阅。加上有关部门各自为政，尚未能达成一站式服务，从而减少了借助率和成效。

3.高校档案员工的素质还有待提升。

员工要有熟练的计算机操作技能、准确获得判断运用信息的能力、精通的档案业务常识，是既会计算机操作管理、又会档案管理的复合型人才。

高校档案员工的工作理念与新时期高校档案信息借助服务工作需要不相适应，部分档案员工观念滞后，习惯饰演“仓库保管员”的角色，缺少主动服务和革新服务的先进观念，还有很多人存在“保密保险”、“借助危险”的陈旧观念，将档案保密与档案借助对立起来，对开放借助档案资源有所顾虑。 第二，高校档案员工的专业素质和职位技能还难以满足新时期档案信息借助服务工作的需要。档案部门领导职员应“有好的组织管理能力，具备发展革新精神”，“热心档案事业，具备高级专业技术职务任职历程”。然而但就现在的状况来讲，高校档案员工的常识结构较为单一，同时拥有档案专业常识、计算机应用能力和编研能力的复合型人才较少。

4.资金投入规模大，筹筹资金难，致使国内高校档案信息化建设的各?基础设施紧急滞后，有待改变。

要搞信息化，就要健全基础设施设施。档案管理信息化建设的首要条件就需要软件和硬件两个方面的条件。大多高校档案馆（室）都没配备专门的信息化管理方面的人才，虽然有些高校在硬件方面都做得最好，但在实质工作中并没完全借助这类设施来进行档案管理，也很大地浪费了资源。且档案信息化设施的购置需要较大的经费投入，而电子商品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入以定终身，其后续修理、更换、升级成本同样是档案馆所需考虑的一笔大花销。

二 推进高校档案信息化建设的进步方案

1.健全互联网系统建设，借助数字化校园技术，搭建畅通的信息化服务平台。

现在，国内大部分高校都以校园网为媒介建设了我们的网站，但其功能主如果对外宣传档案馆、展示档案工作成就，借助服务的功能不强，需要在此基础上不断健全提高，研发可以与高校档案借助内容、借助需要相匹配的信息化服务管理软件。南昌大学开启的远程服务管理软件和同济大学上线的“档案在线服务借助系统，均是在档案馆网站上增加的新的服务功能。另据介绍：南京信息工程大学档案信息网具备两大功能：一是通过互联网，为学校教学、科研和全校广大师生提供多层次、多途径、多种形式的电子档案查看等档案借助服务；二是为学校档案工作提供对外宣传、交流的窗口。并且，为推进档案内容的信息化建设，可充分借助信息化档案管理系统，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，如将建校以来的学籍、毕业生照、各类奖励、部分文书等档案进行全文扫描、数码录入和数据库开发，并转换为数字信息，便捷本单位的有关职员知道工作状况，同时加快档案信息资源网上共享的进步进程，以达成档案的全文检索和在线借助。

2.健全高校档案体系法制化建设和业务基础建设。

高校档案体系法规范化是达成常见化的一个要紧渠道。目前国内高校档案管理有关规定尚不健全，高校档案管理依托于高校档案管理方法，高校档案的范围和其他方面都缺少明确规定，致使不少高校档案内容有多有少，无统一标准，为高校档案管理和借助导致很大困难，因而需要逐步推进高校档案体系法制化建设，为高校档案管理和借助提供法律依据。并且加强二级院校档案工作的检查和指导力度，根据国家档案法律法规，依据学校的进步需要，准时修订学校档案管理规范，拟定档案工作各项规章与规范性文件，健全档案规章规范。提升档案工作的规范化、规范化程度，科学整理高校档案资源。

3.突出抓好档案人才的培养，提升队伍素质 。

在高校档案管理信息化的过程中，用户与信息资源之间的联系是由档案工作者来维系的，档案工作者在现代档案管理中饰演着尤为重要的角色。要做好档案工作，需要打造一支拥有专业常识和文化素质、政治觉悟高、业务精、纪律严、作风好、肯干、实干、甘于奉献、懂现代科技的人才队伍。现在国内高校档案信息化服务在这方面缺少专业职员和队伍。要解决这个问题：一是领导要足够看重，有肯定的投入；二是引进人才，引进或招聘能胜任档案工作需要的高素质人才；三是继续教育培养现有些人员，选送自有些档案员工去学习，同意再教育，提升专业技能，达到符合档案工作的需要，推进档案信息化服务。高校需要充分认识到档案信息管理人才的重要程度，积极引进高素质的档案信息管理人才，加大档案队伍建设，如此才能够帮助推进档案管理的信息化建设。

三 结束语

档案自党的十七大以来，就备受各界人士关注，也是“十二五”期间档案工作的重点。因此，需要加快档案信息化管理节奏，革新管理理念，探索档案管理新思路、新办法、新渠道，以适应社会进步的需要，使档案借助和服务机制得到不断革新，愈加突出为民、亲民、便民、惠民的主题，从而真的达成档为民用的目的。同时，高校应更新观念，提升认识，把档案工作纳入到学校整体工作规划之中，切实推进高校档案信息化建设。高校档案工作者应把握机会，不断提升档案资源信息化建设，积极开发借助档案资源服务民生，促进高校档案事业跨上新台阶。打造档案信息化管理平台，通过互动互联网，在确保安全的条件下，整理各类档案资源，达成信息资源共享，最大限度地服务于社会。